La gouvernance des données
Dans le contexte actuel de digitalisation accélérée, la donnée et en particulier la donnée RH, doit être impérativement considérée comme un actif stratégique de l’entreprise. Le positionnement et l’investissement d’une organisation sur les aspects de gouvernance des données démontrent sa maturité et son engagement pour maîtriser, fiabiliser et valoriser l’information.
Tendre vers une gouvernance articulée et opérée par le métier, les processus et le SIRH
Ce que nous constatons trop souvent c’est l’absence d’une organisation humaine, orientée données, qui puisse convenir aux opérateurs métier, processus et SIRH :
- Connaissance mitigée des rôles et responsabilité des acteurs des chaînes de valeur RH
- Peu de rapprochement avec les profils standards de la gouvernance (Business Data Owner, Business Process owner, etc. décrits ci après)
- Distribution déséquilibrée des rôles (métier, processus et SIRH) et cumul des fonctions
- Absence de circuit clair de communication ou de processus pour la remontée d’anomalies notamment
Afin d’optimiser les traitements consommant des données (Métier, processus et SIRH) et garantir la qualité et la fiabilité de l’information, nous proposons alors de construire et mettre en œuvre une approche pragmatique et opérationnelle pour renforcer au maximum l’alignement des outils SIRH sur les exigences et enjeux Métier. Cela se matérialise par la mise en place de points de validation et par le déploiement de rôles et de responsabilités adaptés.
Des rôles et responsabilités autour de la donnée pour chacune des dimensions de l’entreprise
Etablir une gouvernance des données pérenne c’est créer une articulation des rôles et des responsabilités de chacune des dimensions Métier, processus et SIRH afin de construire un circuit de communication et de validation entre les différents consommateurs de l’information et de s’assurer que chaque action sur la donnée fait l’objet d’une validation collégiale pour mitiger le risque de mauvaise qualité quel que soit l’endroit où la donnée est consommée.
Respecter des critères de qualité dits « techniques », tels que la complétude ou l’unicité (l’ensemble de ces critères sont décrits dans le chapitre 2) est un prérequis mais ne suffit pas. Il est primordial d’établir le niveau de qualité attendu pour chaque enjeu métier.
Par exemple, un défaut de qualité tel que la complétude d’une donnée peut être identifié rapidement mais la stratégie de remédiation devra être basée sur l’éventuel impact métier (avec des degrés d’importance à détailler) : impossibilité d’alimenter un reporting stratégique, impact financier grave, etc. (cf. notion de data downtime et ses conséquences dans le chapitre 2)
Les rôles décrits synthétiquement ci-après peuvent être la base pour une gouvernance adaptée.
Pour une DRH (métier et processus) :
Global Business Data Owner (ou Responsable de Domaine de Données / RDD) :
- Responsable de la stratégie « Données RH » et propriétaire des données RH
- Responsable de l’amélioration continue sur son périmètre organisationnel
Business Data Owner :
- Valide la définition métier et l’utilisation des données RH des domaines RH
- Valide de la nomenclature des données RH
- Animateur d’un collectif (chef d’orchestre) de référents données (1 à minima) par domaine/département (stewart/officer).
Business Data Manager :
- Relai pour le maintien des catalogues des données et le suivi des référentiels qui leur incombent
- Responsable des propositions de définition métier des données RH de son domaine : Core GA, Rémunération & Mobilité, Formation, etc.
Global Business Process Owner :
- Responsable de la stratégie « processus RH »
- Responsable de son amélioration continue sur son périmètre organisationnel
- Valide les processus opérationnels déployés sur son domaine
Business Process Owner :
- Responsable des propositions de la description du processus RH de son domaine : Core GA, Rémunération & Mobilité, Formation, etc.
- Responsable des règles de gestion et des usages de son processus
Pour une DSI (SIRH) :
Global HRIS Manager (Responsable des SIRH pour le domaine RH) :
- Responsable de l’urbanisme et de l’architecture de l’écosystème SIRH
- Garant de la mise en œuvre cohérente des évolutions des SIRH
HRIS Manager (Responsable du SIRH pour un domaine RH donné) :
- Responsable de la cohérence entre les enjeux métiers, la bonne retranscription des processus dans l’application et du service rendu par le SIRH
- Assure le lien entre la DRH et la DSIT pour toutes opérations
- Responsable technico-fonctionnel de son application et de l’adéquation avec les besoins métiers / processus (et évolutions)
- Responsable de la description technico-fonctionnelle du modèle de données et du processus en conformité avec son objet
Designer IT (Architecte / Urbaniste) :
- Responsable de la coordination de la réalisation des modifications techniques dans le SIRH avec les chefs de projet (interfaces, etc.)
- Garant de la cohérence et de l’intégration technique de nouvelles solutions dans l’écosystème RH
Construire une vision commune et partagée en matière de qualité des données est la clef
Définir et décliner les fondamentaux de la gouvernance des données va instaurer un cadre de référence pour la gestion des vecteurs de la qualité afin de maximiser l’adhésion à cette gouvernance et assurer sa pérennité.
Cela passe par un maillage adapté des rôles et responsabilités métier, processus et SIRH.
- Distribuer des rôles précis : GBDO, GBPO, BDO, BPO, etc.
- Ancrer les responsabilités : Pour le maintien opérationnel du récurrent (RUN) et pour le bon déroulé des projets de transformation (BUILD)
- Identifier les opérations : Activités récurrentes et activités projet
- Faciliter la prise de décision : Processus clairs et Comitologie adaptée
- Fluidifier la communication : Circuits d’échanges et Partage de l’information
Décliner les rôles et responsabilités pour un meilleur contrôle et alignement des vecteurs de la qualité de la donnée au quotidien
Écosystème SIRH
- Aligner le service rendu par le SIRH sur les enjeux métier en optimisant l’écosystème SI (urbanisme, référentiels, etc.)
- Favoriser les automatismes, la distribution calibrée des données, les interfaces et les référentiels
Gestion de la qualité
- Renforcer la capacité de saisie guidée pour maîtriser le cadre normatif de l’information et des enregistrements
- Déployer quelques points de contrôle, techniques ou manuels, sur les données ou processus stratégiques
- Mettre en place des indicateurs de suivi de la qualité
Compétences
- Assurer les compétences des acteurs autour des règles et des obligations face à l’information et à son utilité
- Motiver l’utilisation des ressources disponibles (Macros Excel, BI, etc.) par l’accompagnement
Documentation
- Maintenir les documents opérationnels de référence (dictionnaires de données, règles de gestion, etc.)
- Assurer pour la pérennité des usages et de l’utilisation optimisée du SIRH (modes opératoires, guides, etc.)
Remédiation
- Qualifier les types de remédiation (manuelle, automatisée, interne, externe, etc.) et
- Industrialiser les approches autour d’organisations adaptées en cohérence avec les acteurs de la gouvernance des données : gestion des référentiels différenciée, revue des règles métier versus les règles de gestion implémentées dans les SIRH, etc.
Une gouvernance des données doit être construite de façon pragmatique en tenant compte de l’organisation de l’entreprise et de ses besoins en matière de qualité des données
Notre conviction est qu’il faut agir sur 3 leviers pour atteindre un niveau de qualité de données RH satisfaisant au regard des besoins des consommateurs et qui soit pérenne dans le temps.
Le premier levier, sans doute le plus complexe, c’est agir sur les personnes au travers de leur implication, leur acculturation, leur sensibilisation et leur formation. Il ne s’agit pas de déployer tous les rôles standards de la Gouvernance des données mais bien d’identifier les rôles clefs insuffisamment pourvus afin de les doter dans les conditions réelles de l’activité de l’entreprise
Ensuite, il faut agir sur les méthodes et notamment sur les processus, les rôles et responsabilités et la documentation.
Enfin, il faut agir sur les systèmes d’information et notamment sur l’urbanisme, les modes opératoires Utilisateurs et les modèles de données
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HRConseil est une société de conseil et d'expertise spécialisée dans la gestion des ressources humaines et ses systèmes d'informations (SIRH).
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